時短のためメールボックスの整理をしました。
参考にした情報
ちょっとぼんやりとした記憶ですが「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」に記載があったはずです。
この中でメールを読むことでよくない達成感を得てしまうという話がありました。 そこでメールボックスのメールをあらかじめ整理、あるいは削除することで重要なメールを見落とさないようにするというものです。
ちなみにこの考え方や書籍は XP祭り で知りました。
Gmail のラベル付け機能
Gmail にはラベル付け機能があります。 この機能を活用すると次のことができます。
- メールを受信したときにラベルをつける
- ラベルに応じてメールを自動的にアーカイブする
- 既読、未読の状態をラベルに応じて変更する
- メールを常に重要にしない、重要にするの設定ができる
などなど…。
実際に分けたカテゴリ
仕事についてはそもそもメールでのやり取りがほぼない状態なので（Slackで完結している）、プライベートのメールボックスのみ整理しました。
カテゴリについてはざっくりこんな感じ
- check（時間があるときに読む）
- Techfeed（Qiitaとかブログの通知系）
- お知らせ（Amazonとか）
- そのほかたまに見る広告系とか（PCパーツ関連）
- important_notice（すぐに読む、ちなみに important はデフォルトで予約語のラベルなので名づけられませんでした）
- skip（基本的に受け取るだけにしているメール）
これで見るべきメールがかなり絞られました。メールボックスの1ページ目が1，2か月くらい前のメールばかりになりました。 受信件数が少ないメールについては、そのまま受信トレイに入れておいてもいいかなと思い、とりあえずそのままにしています。
個人的に採用系のプラットフォームと、テックフィードとしての情報がかなりまとまったのはよかったと思っています。 これらは普段から読んでいるので、ラベル付けしておくことでメールが見つけやすくなりました。
雑感
ラベルづくりには大体1時間くらいかかりました。 ラベルを作成してから Gmail のほうでラベルに応じたメールの処理が行われるまでには時間がかかるようで、ラベルを作成した後にメールを移動させてもラベルがついていない状態で受信トレイに残ってしまうことがありました。
また連続でラベルを作成していったところ、途中で Gmail へのアクセスが遮断され、しばらくメールの処理ができない状態になってしまいました。 しばらくすると復旧したので、Gmail で連続で操作するのは少し考え物かもしれません。
運用をし始めてまだ間もないのでどのような結果になるかはわかりませんが、とりあえずはメールボックスの整理はできたのでよしとします。 （これはメールボックスの整理をしたという悪い達成感を得ているように思えますが…）
